Zasady wystawiania faktur szczegółowo określone są w art 106 ustawy o VAT.
Podstawowe zasady ogólne:
Faktura dokumentująca wykonanie usługi:
1) Kurs: stosuje się kurs z dnia poprzedzającego obowiązek podatkowy (dla zasad ogólnych obowiązek podatkowy to data wykonania faktury), chyba, że faktura jest wystawiana wcześniej- wówczas stosuje się kurs poprzedzający dzień wystawienia faktury)
2) Data wystawienia faktury: maksymalnie 15 dzień następnego miesiąca od miesiąca, w którym wykonano usługę
3) Sprzedaż usług poza Polskę, gdzie nabywca rozliczy podatek VAT- faktura musi mieć adnotację “reverse charge” odwrotne obciążenie. Stosuje się stawkę VAT NP- nie podlega.
4) Przy sprzedaży do kontrahentów do UE należy przed wystawieniem faktury weryfikować czy podmiot jest aktywny w bazie VIES wpisując jego numer VAT UE https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/?locale=pl
5) Należy weryfikować kto jest odbiorcą faktury -nabywcą. Jeżeli podmiot zagraniczny prowadzi w Polsce działalność gospodarczą np. poprzez oddział, wówczas usługa jest opodatkowana w Polsce- wystawia się wówczas fakturę z polskim VAT (podstawa art. 28 b ust 2 ustawy o VAT). Rekomendujemy przy nowych umowach pobierać zaświadczenia od kontrahenta- przykład oświadczenia dla kontrahenta z Niemiec “oświadczam, że usługa świadczona jest dla stałego miejsca prowadzenia w Niemczech oraz oświadczam, że jako nabywca usługi rozliczę podatek VAT w tym kraju”
W przypadku korekty faktury wystawionej w walucie obcej przyjmuje się kurs z faktury pierwotnej (korygowanej)*
* Wyjątek: chyba, że korekta wynika ze zwiększenia ceny wynikającej z nowych okoliczności
Zasady dla faktur wystawionych na 30 dni przed wykonaniem usługi lub otrzymaniem zapłaty
1) Fakturę można wystawić na 30 dni przed wykonaniem usługi lub otrzymaniem zaliczki
2) Dla faktur wystawionych w walucie obcej (wystawianych przed dniem wykonania usługi) stosuje się kurs z dnia poprzedzającego dzień wystawienia
3) Jeżeli nie doszło do wykonania usługi w terminie 30 dni należy dokonać korekty do zera, należy to uczynić ostatecznie w dniu, w którym do wykonania usługi miało dojść.
Otrzymanie zaliczki (wpływ na konto, odbiór gotówki)
W przypadku otrzymania zaliczki przed wykonaniem usługi należy wystawić fakturę VAT Zaliczkę z uwzględnieniem przepisów art. 106 f ustawy o VAT. Obrót w VAT powstaje w dacie wpływu środków pieniężnych.
Do faktury zaliczki (kilku faktur zaliczkowych) należy wystawić fakturę końcową / rozliczającą w momencie gdy już dojdzie do wykonania usługi. Faktura końcowa powinna zawierać w swojej treści wcześniej wystawione faktury zaliczkowe. Można nie wystawiać faktury końcowej jeżeli wystawiono jedną zaliczkę na 100% kwoty.
