Na podstawie art. 3 ust 4 ustawy o rachunkowości zakup aktywów firmy za pośrednictwem leasingu kwalifikuje się jako leasing finansowy, jeżeli spełniony zostanie choć jeden z siedmiu poniższych warunków:

1. umowa przenosi własność jej przedmiotu na korzystającego po zakończeniu okresu, na który została zawarta,
2. umowa zawiera prawo do nabycia jej przedmiotu przez korzystającego, po zakończeniu okresu, na jaki została zawarta, po cenie niższej od wartości rynkowej z dnia nabycia,
3. okres, na jaki została zawarta umowa, odpowiada w przeważającej części przewidywanemu okresowi ekonomicznej użyteczności środka trwałego lub prawa majątkowego, przy czym nie może być on krótszy niż 3/4 tego okresu. Prawo własności przedmiotu umowy może być, po okresie, na jaki umowa została zawarta, przeniesione na korzystającego,
4. suma opłat, pomniejszonych o dyskonto, ustalona w dniu zawarcia umowy i przypadająca do zapłaty w okresie jej obowiązywania, przekracza 90 % wartości rynkowej przedmiotu umowy na ten dzień. W sumie opłat uwzględnia się wartość końcową przedmiotu umowy, którą korzystający zobowiązuje się zapłacić za przeniesienie na niego własności tego przedmiotu. Do sumy opłat nie zalicza się płatności na rzecz finansującego za świadczenia dodatkowe, podatków oraz składek na ubezpieczenie tego przedmiotu, jeżeli korzystający pokrywa je niezależnie od opłat za używanie,
5. umowa zawiera przyrzeczenie finansującego do zawarcia z korzystającym kolejnej umowy o oddanie w odpłatne używanie tego samego przedmiotu lub przedłużenia umowy dotychczasowej, na warunkach korzystniejszych od przewidzianych w dotychczasowej umowie,
6. umowa przewiduje możliwość jej wypowiedzenia, z zastrzeżeniem, że wszelkie powstałe z tego tytułu koszty i straty poniesione przez finansującego pokrywa korzystający,
7. przedmiot umowy został dostosowany do indywidualnych potrzeb korzystającego. Może on być używany wyłącznie przez korzystającego, bez wprowadzania w nim istotnych zmian.

W przypadku, kiedy choć jeden z powyższych warunków jest spełniony, przedmiot leasingu zalicza się do aktywów jednostki, tj. środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych. W przypadku, kiedy umowa nie spełnia żadnego z powyższych warunków kwalifikowana jest jako leasing operacyjny.

Mniejsze firmy mają możliwość skorzystania z odstępstwa od powyższej zasady ujmowania leasingu jako leasingu finansowego. W myśl art. 3 ust. 6 ustawy o rachunkowości, w przypadku, kiedy roczne sprawozdanie finansowe nie podlega obowiązkowi badania i ogłaszania, korzystający może nie stosować zasad wynikających z ustawy o rachunkowości oraz dokonywać kwalifikacji umów leasingowych według zasad określonych w przepisach podatkowych. Aby skorzystać z tego udogodnienia, należy pamiętać, że odpowiedzialny za rachunkowość firmy kierownik jednostki (zarząd spółki w spółkach kapitałowych oraz właściciele w spółkach osobowych) powinien w polityce rachunkowości dokonać wyboru klasyfikacji umów leasingu zgodnie z przepisami podatkowymi.

Należy również zwrócić uwagę, iż badaniu i ogłaszaniu podlegają sprawozdania finansowe m. in. banków, zakładów ubezpieczeń, spółek akcyjnych, jednostek działających na podstawie przepisów o obrocie papierami wartościowymi, a także jednostek, które w poprzedzającym roku obrotowym, za który sporządzono sprawozdania finansowe, spełniły co najmniej dwa z następujących warunków:

1. średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,
2. suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2.500.000 euro,
3. przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5.000.000 euro.

W leasingu operacyjnym korzystający nie wykazuje przedmiotu leasingu jako składnika aktywów, umieszcza go natomiast w ewidencji pozabilansowej.

W dodatkowych informacjach i objaśnieniach do sprawozdania finansowego należy umieścić informacje o wartości nieamortyzowanych lub nieumarzanych przez jednostkę środków trwałych, używanych na podstawie umów leasingu.

Ujęcie opłat z tytułu leasingu u korzystającego

Leasingobiorca zalicza opłaty z tytułu umowy leasingu operacyjnego tj. opłatę za zawarcie umowy, opłatę wstępna oraz opłatę podstawową do – w zależności od celu użytkowania przedmiotu leasingu- kosztów działalności operacyjnej lub pozostałych kosztów operacyjnych (jednostki, które zgodnie z polityką rachunkowości wybrały układ porównawczy kosztów) lub do kosztów wytworzenia, ogólnego zarządu lub sprzedaży bądź do kosztów pozostałej działalności operacyjnej (jednostki, które zgodnie z polityką rachunkowości wybrały układ kalkulacyjny kosztów).

Wyżej wymienione opłaty ustala się metodą liniową, w jednakowej wysokości i zalicza równomiernie do kosztów poszczególnych miesięcy objętych okresem leasingu. Jeżeli jednak inny sposób rozłożenia opłat leasingowych lepiej odzwierciedla rozkład w czasie korzyści czerpanych przez korzystającego z przedmiotu umowy, wówczas dopuszcza się korzystanie z takiego właśnie przyjetego przez jednostkę sposobu.

Opłata za zawarcie umowy należy ująć się jako czynne rozliczenie międzyokresowe kosztów i rozliczać w czasie przez okres trwania leasingu.

Zakończeniu umowy leasingu i zwrot przedmiotu leasingu

W przypadku, kiedy umowa leasingu dobiegła końca i dochodzi do zwrotu leasingodawcy przedmiotu leasingu, korzystający zaprzestaje ujmowania opłat leasingowych w koszty działalności. Leasingobiorca zobowiązany jest do ustalenia ewentualnych, nierozliczonych opłat leasingowych.

Umowy leasingu operacyjnego mogą zawierać dodatkowe klauzule stanowiące, że leasingobiorca zobowiązuje się na przykład do ponoszenia wydatków z tytułu szkód, konserwacji, czy remontów albo zobowiązuje się zwrócić finansującemu przedmiot leasingu w stanie, w jakim przejął go w momencie rozpoczęcia leasingu. W tym przypadku należy dodatkowo oszacować wysokość kosztów, jakie korzystający będzie zobowiązany ponieść w związku z zakończeniem umowy i zwrotem przedmiotu leasingu. Mogą to być przykładowo koszty rozbiórki ścianek działowych w lokalu- doprowadzenie lokalu do stanu sprzed dnia zawarcia umowy, koszty demontażu czy też koszty transportu. Na tak oszacowaną wartość kosztów korzystający tworzy rezerwę w odpowiedniej wysokości.

Zdarzają się również takie sytaucje, iż za zwrot przedmiotu leasingu w dobrym stanie korzystający otrzymuje od leasingodawcy rekompensatę- wówczas wartość otrzymanych z tego tytułu świadczeń zalicza się do pozostałych przychodów operacyjnych.

Zakończenie umowy leasingu i przeniesienie na korzystającego prawa własności przedmiotu leasingu

Do przeniesienie na korzystającego prawa własności przedmiotu leasingu po zakończeniu okresu, na jaki umowa została zawarta dochodzi na podstawie oddzielnej umowy kupna/sprzedaży. W związku z nabyciem przedmiotu leasingu leasingobiorca wprowadza do swoich ksiąg rachunkowych przedmiot leasingu w cenie nabycia- tj. w wysokości opłaty końcowej, która może być powiększona o dodatkowe opłaty. Tak nabyty przedmiot leasingu zaliczany jest do aktywów korzystającego- w zależności od przeznaczenia- do środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, środków trwałych w budowie, nieruchomości, inwestycji, czy towarów.

W przypadku, kiedy tak przyjęte aktywo podlega amortyzacji, korzystający amortyzuje je według zasad przyjętych do podobnych, nabytych jako używane składników aktywów- które to zasady wynikają z przyjętej w firmie polityki rachunkowości.

Podstawa prawna:

• Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych z dnia 15 lutego 1992 (Dz. U. nr 21, poz. 86),
• Polski Standard Rachunkowości nr 5 Leasing, najem i dzierżawa (Dz. Urz. Min.Fin. z 2008 roku, nr 4, poz. 35),
• Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (Dz. U. nr 121, poz. 591).